Hoje em dia, é cada vez mais difícil garantir a segurança de uma simples informação. Tanto no mundo real como no digital, preservar um documento é uma atividade que exige um certo cuidado, pois o mesmo está sempre exposto a algum tipo de ameaça. Nas empresas que trabalham com um grande número de documentos em papel, os riscos podem ser ainda maiores.
Para solução do problema, muitas empresas apostaram na locação de depósitos e terceirização do setor de segurança. Entretanto, outras questões como o controle de acesso ao arquivo e o formato da mídia (papéis, CDs, DVDs etc.), provaram que fazer a guarda desses documentos não seria uma tarefa tão fácil de ser resolvida.
Foi pensando justamente no impasse da situação que empresas especializadas no Gerenciamento de Informações e Processos criaram o serviço de Guarda de Documentos. Conheça abaixo quatro razões que mostram que a Guarda de Documentos é a escolha certa para o seu negócio:
Segurança
O primeiro item da lista não poderia ser outro além da segurança. Pode parecer um pouco repetitivo falar sobre a importância da proteção e os riscos que o seu negócio corre ao não contar com um sistema de defesa que evite falhas. Mas, acredite. O número de riscos e a gravidade dos problemas podem ser muito maiores do que você pensa.
Uma das grandes qualidades na contratação deste serviço é contar com toda infraestrutura oferecida pelas empresas. No geral, cada contratante tem à sua disposição um ambiente exclusivo para armazenamento de dados, que mantém total proteção dos arquivos mesmo para documentos que ficarão guardados cinco ou 10 anos, sem ao menos ser consultado.
Integridade
Essa é uma das mais importantes razões para contratação do serviço. Não basta somente guardar e proteger o arquivo em um “local seguro”, mas, acima de tudo, garantir que suas condições estejam intactas, assim como quando guardou o documento.
Pensando em uma empresa com pelo menos 10 anos de existência, onde dezenas de funcionários passam pelos mesmos setores, é complicado fazer um controle dos arquivos sem deixar que nada seja esquecido. Ao passar dos anos, inclusive, a umidade de salas e ambientes pode se tornar um grande problema. É nessa hora que o serviço profissional se destaca, oferecendo ambientes climatizados de acordo com os cuidados necessários para o arquivo.
Praticidade
Em terceiro lugar, mas não menos importante que os outros dois, a praticidade é fundamental na escolha desse processo. Isto porque a ideia de armazenar arquivos é tê-los facilmente acessíveis para quando for preciso. E quando se pensa na separação de um espaço físico para guardar todas as informações, encontrar qualquer arquivo será uma tarefa quase impossível.
Por isso, você não precisa mais ficar juntando pilhas e pilhas de papéis sem necessidade. Através de um sistema rigoroso de controle das empresas, “descobrir” onde uma pequena pasta ou arquivo foi guardado se tornou uma atividade muito mais rápida e prática.
Organização
Por fim, o motivo pelo qual a procura por Guarda de Documentos tem crescido tanto nos últimos tempos. Assim como o terceiro item, não faz sentido armazenar qualquer tipo de documento se não puder encontrá-lo quando for necessário.
Através da separação de cada arquivo de acordo com suas especificações, o processo de arquivamento pode agora ser considerado uma simples tarefa de rotina. Mais do que isso, manter o controle e organização de documentos pode dinamizar todos os ciclos processuais da sua empresa, influenciando positivamente no futuro dos seus negócios.