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Os e-mails corporativos são uma das mais importantes ferramentas de comunicação seja internamente ou entre empresas e organizações. Redigir corretamente deste tipo de e-mail pode fazer toda a diferença em uma negociação comercial, no estabelecimento de parcerias e também, é claro, na construção do relacionamento com superiores, colegas de trabalho e subordinados.
A primeira questão para se atentar na hora de escrever um e-mail corporativo é o uso correto da língua. Isso não significa utilizar palavras rebuscadas e pouco compreensíveis (muito pelo contrário, já que clareza também é importante). Os erros ortográficos e gramaticais, principalmente os de concordância verbal, precisam ser evitados. Cometer estes erros sinaliza uma formação educacional falha, diminuindo a credibilidade do profissional. Caso surja alguma dúvida durante o processo de escrita, a solução é buscar por um dicionário ou corretor ortográfico de algum programa de produção de textos. Outra dica é sempre ler o e-mail após tê-lo escrito, exatamente com a intenção de detectar possíveis erros e corrigi-los.
Outro fator que merece atenção é a expressão utilizada nesses e-mails. Primeiramente é necessário compreender que, por tratar-se de uma comunicação de caráter institucional, um e-mail corporativo pressupõe um tom mais sóbrio, sem o uso de gírias, por exemplo. Mesmo quando um e-mail corporativo é trocado apenas entre companheiros de trabalho – e que estes tenham bastante intimidade – essas regras de formalidade devem ser mantidas. Afinal, nunca se sabe quando uma comunicação precisará ser encaminhada ou acessada por outras pessoas da equipe.
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Objetividade e clareza são outras características de um e-mail corporativo bem escrito. Com o ritmo de trabalho acelerado da maioria das empresas, quanto mais organizadas estiverem as informações, melhor. Uma das formas de facilitar a compreensão dos dados transmitidos é separar os assuntos em tópicos numerados – se possível, em ordem de prioridade. Em um e-mail construído dessa forma, a dica na hora de responder é escrever também tópico a tópico. Pode-se inclusive destacar as respostas com uma cor de fonte diferente da utilizada pelo remetente, como forma de facilitar ainda mais a visualização.
Por último, é sempre importante finalizar explicitando o tipo de necessidade da resposta (se ela precisa ser enviada urgentemente, por exemplo) e despedir-se de maneira formal e amigável – o termo “atenciosamente” é bastante utilizado. É fundamental fazer com que a comunicação por e-mail facilite os processos, favorecendo, assim, a produtividade e os bons relacionamentos.
