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Toda organização sólida e séria possui um organograma que define sua estrutura hierárquica, representando simultaneamente os diversos elementos do grupo e suas relações. Para que tudo corra bem é necessário que haja harmonia entre todos os setores. Um deles é imprescindível para o bom funcionamento da empresa, mas nem sempre muito conhecido. Esse setor do qual estamos falando é a administração de materiais.
As pessoas que atuam nessa área respondem pela movimentação de bens para o abastecimento da empresa, bem como eventuais retorno de materiais aos fornecedores. A administração de materiais trata, então, do fluxo de produtos para a empresa.
O conceito de administração de materiais está relacionado ao controle do estoque de uma companhia, o que engloba uma sequência de operações, que vão desde a identificação do fornecedor até armazenagem e transporte. Isso inclui ainda o monitoramento de matérias-primas para que a previsão de gastos seja cumprida sem falta ou excesso. Dessa forma, administrar materiais é ter os produtos necessários, na quantidade, local e tempo certos, à disposição dos órgãos de produção da empresa.
No entanto, essa atividade requer algo além. Ela envolve também o campo financeiro, no qual os administradores devem pensar sempre em reduzir e evitar desperdícios no setor, o que requer muita disciplina e organização.
Outra preocupação é quanto ao armazenamento das matérias-primas, pois elas devem ter suas características respeitadas para que se obtenha melhor rendimento, desempenho e maior qualidade das mesmas. Portanto, elas precisam estar acondicionadas em lugares de fácil acesso e perto de onde serão utilizadas para facilitar e agilizar seu manuseio e movimentação.
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A finalidade da administração de materiais é assegurar o abastecimento contínuo dos itens que entram para a fabricação dos bens e de outros objetos utilizados dentro da empresa. É decorrente da programação conjunta entre as áreas de vendas e de produção.
A otimização dos investimentos em estoques é um dos principais objetivos da gestão de materiais. Com isso, é possível contribuir para a maximização do lucro sobre o capital investido. Tal atividade, se bem conduzida, trará ganhos à organização, sendo uma vantagem competitiva perante o mercado.
