© Depositphotos.com / CandyBoxImages Líder precisa avaliar conhecimento técnico e comportamento dos profissionais que vão compor a equipe.
Depois de colher todas as informações para montar o briefing e traçar em detalhes o planejamento, é hora de definir a equipe que vai desenvolver o projeto. Neste momento como fazer uma divisão assertiva das tarefas, de forma que as expectativas do cliente e da equipe sejam verdadeiramente atendidas?
Antes de tudo, é preciso definir o perfil do líder que estará à frente do projeto. Na opinião de Célia Foja, sócia-diretora da P+S, consultoria especializada em gestão de recursos humanos e estratégia, este profissional precisa ser um líder coach ou moderador.
Este líder acredita no desenvolvimento das pessoas, sabe delegar a atividade para a pessoa mais adequada (nível de maturidade na função e de motivação) e estabelece uma rotina de acompanhamento das atividades. Também utiliza o feedback como ferramenta poderosa de gestão.
“Embora delegar seja uma das atribuições do líder, nem todos conseguem executá-la com maestria pois, para tal, este profissional precisa entender que o tempo dispendido em delegar e acompanhar é um investimento”, explica Célia. “Ao preparar pessoas, ele também está liberando seu tempo para assumir atividades de maior responsabilidade. É uma via de mão dupla, mas que exige dedicação”, completa.
Técnica do 5W2H
Definido o profissional que estará à frente do projeto, é hora de montar o plano de ação. Uma das ferramentas mais utilizadas é a 5W2H, que significa What (o que será feito), Why (por que será feito”, How (como será feito), Who (quem fará o quê), Where (onde será feito), When (quando será feito) e How much (quanto custará).
Conforme explica Célia, ao respondermos a estas perguntas, temos condições de elaborar um bom plano de ação e estabelecer formas de monitoramento de sua realização. Além disso, nessa fase é importante acrescentar indicadores e metas que permitam ao líder acompanhar a evolução dos resultados.
Orientações na hora de definir a equipe
Há líderes que levam em consideração apenas o perfil técnico dos integrantes da equipe, mas a sócia-diretora da P+S pensa que é necessário avaliar dois tipos de habilidades: as específicas para o desenvolvimento do projeto (experiência anterior, formação e requisitos técnicos) e as comportamentais (competências necessárias para integrar o time).
“É importante reforçar que vemos com maior frequência a composição dos times baseada essencialmente no perfil técnico, porém, saber quais comportamentos são necessários é tão importante ou até mais importante”, diz. Célia faz uma analogia com os processos de seleção para lembrar que a maioria dos desligamentos se deve mais por questões comportamentais do que técnicas. Com base nisso, ela ressalta a importância de o líder ampliar os requisitos dos profissionais que integrarão uma equipe.
O líder é responsável pelos resultados do projeto e, dependendo do nível de maturidade e de entrosamento da equipe, é possível que ela seja envolvida na divisão de tarefas, tirando do líder a responsabilidade de executar essa parte do projeto sozinho. O risco dessa ação, na opinião de Célia, é que as pessoas assumam responsabilidades que não estejam preparadas. Para evitar problemas como esse, a última palavra deve ser do líder.
“O que sugerimos é que o líder investigue as expectativas e habilidades de cada um, avalie o nível de complexidade das atividades e a partir daí, faça a distribuição. Desta forma, além de envolver as pessoas ele minimizará os riscos”, pensa a especialista. Essa divisão precisa acontecer de forma que o funcionário se sinta importante para a execução daquele projeto e não como se estivesse sendo punido por integrar a equipe. “O líder deve estar atento a estas situações e atuar prontamente, evitando que essas pessoas se desmotivem, o que pode impactar os resultados.”
Para colocar toda a equipe a par do projeto, o líder deve contextualizar os participantes sobre o escopo do projeto, as atividades e resultados esperados. Desse modo, cada especialista pode atuar na sua área de expertise e, ao mesmo tempo, se sentir integrado e contextualizado com o todo.
Para o bom andamento do projeto é essencial fazer reuniões não só de acompanhamento, mas de compartilhamento de status. A periodicidade desse contato entre líder e equipe dependerá muito da complexidade do projeto e da própria formação do grupo, mas pelo menos uma vez por semana seria ideal os envolvidos no projetos de reunirem.
