iStockphoto.com / AndreyPopov Tecnologia agiliza processos e evita atrasos decorrentes do trânsito.
Sinônimo de encontros importantes dentro do ambiente empresarial, a reunião de trabalho sempre foi um momento fundamental na vida de executivos e de colaboradores de uma maneira geral, pois é a ocasião onde grandes decisões são tomadas, negócios fechados, crises administradas entre outros assuntos decididos a portas fechadas por com quem realmente comanda as empresas.
Todavia, a tecnologia vem modificando o jeito de tomar decisões. Uma recente pesquisa feita pela LogMeIn, em parceria com a Ovum, apontou que de todas as reuniões feitas ao redor do mundo, um terço já é totalmente virtual.
O levantamento também revelou que 91% dos entrevistados acreditam que este número irá aumentar nos próximos anos, principalmente em razão do avanço tecnológico que aproxima cada vez mais as pessoas. O jeito das reuniões também tem mudado nos últimos anos, já que encontros longos e pré-agendados perderam espaço para reuniões improvisadas e com cada vez menos pessoas. No Brasil, o modelo mais antigo ainda representa a maioria das reuniões, pouco mais de 60%, e em todo o mundo as reuniões virtuais subiram 53% desde 2013.
A tecnologia, mais uma vez, é a principal responsável por garantir esta facilidade. A pesquisa aponta que 49% das pessoas que participam de reuniões levam seus smartphones, notebooks ou tablets para o local, ou seja, aumentando consideravelmente a possibilidade de conexão com pessoas distantes.
Outro dado interessante é que entre jovens executivos com até 35 anos, esta porcentagem de reuniões virtuais sobe um pouco, de 32 para 38%. “Este é um reflexo do comportamento conectado desta geração. As interações corporativas online só tendem a crescer e hoje já é possível participar de reuniões virtuais de quase qualquer dispositivo conectado, desde computadores, passando por tablets e smartphones até os novos relógios”, afirmou o gerente de marketing da LogMeIn para América Latina, Gustavo Boyde.
Aperfeiçoamento da tecnologia para reuniões virtuais
O levantamento revela também que muitos executivos ainda reclamam das tradicionais ferramentas online para vídeos-conferências, pois muitos atrasos ocorrem e a conexão nem sempre é boa para que uma reunião transcorra sem interrupções. Para solucionar este problema, 66% das empresas pesquisadas afirmaram que investem em soluções próprias para tentar mudar este cenário. O desafio é combinar alternativas que permitam melhores resultados em vídeo e áudio simultâneos, assim como diferenciais que permitam interações em uma mesma tela, mesmo com pessoas separadas por milhares de quilômetros.
5 dicas fazer reuniões virtuais produtivas
Gostou da ideia de fazer reuniões virtuais? Aproveite e confira também cinco dicas para tornar estes encontros mais produtivos para sua empresa:
1 – Combine com antecedência: apesar da facilidade de não precisar estar no mesmo ambiente para realizar uma reunião virtual, é fundamental combinar com antecedência um horário para que a mesma aconteça sem atrasos.
2 – Downloads: a reunião virtual permite o envio de fotos, áudios, vídeos, documentos e vários outros materiais com apenas um clique, porém é preciso se certificar que todos estes estarão disponíveis para download na hora da reunião.
3 – Divisão de tempo: pense em uma estratégia para que todos os participantes da reunião exponham suas opiniões e participem efetivamente do encontro, garantindo, assim, que ninguém terá a atenção desviada. A conexão também pode ficar lenta em alguns momentos e gerar os famosos “delays”. Portanto, é uma boa dica dar intervalos maiores para respostas dos participantes.
4 – Evite regionalismos: evite usar expressões comuns à cidade/estado onde mora, pois a pessoa do outro lado da conexão pode não entender em um primeiro momento e sua mensagem pode ser recebida com estranhamento.
5 – Verifique os detalhes: minutos antes de começar a reunião, verifique a qualidade do som e se a conexão está adequada.
