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Toda e qualquer empresa, independente do seu negócio e área de atuação, precisa ter o controle dos seus custos e despesas para alcançar o sucesso financeiro e ter uma boa gestão empresarial. Mas para isso é necessário entender o significado de cada um destes conceitos para descobrir qual a diferença entre os custos e as despesas. Na contabilidade os custos integram diretamente o valor dos estoques e as despesas são deduzidas do resultado apenas na Demonstração do Resultado do Exercício (DRE).
Tudo o que é gasto para a produção de bens ou prestação de serviços é classificado como custo. Por exemplo, no comércio os custos são os valores direcionados para a aquisição das mercadorias a serem vendidas ao consumidor final; na indústria, referem-se aos valores gastos com aquisição de matéria-prima, mão-de-obra, insumos, encargos sociais; e na prestação de serviços referem-se aos gastos na realização do serviço, como os materiais e peças utilizados, hora-técnica da mão-de-obra, aluguel do espaço e seguros.
Em outras palavras, o custo é o bem ou serviço que se utiliza na produção de outro bem ou serviço, e a despesa é aquela usada para gerar receita. Os custos ainda podem dividir-se em duas categorias: direto ou indireto.
Custo direto é aquele que interfere diretamente na produção de um bem ou execução de um serviço, como matéria-prima e mão-de-obra de colaboradores pertencentes aos centros de custo produtivos (os que trabalham na embalagem de produtos, por exemplo);
Custo indireto é aquele que depende da adoção de algum critério de rateio para ser atribuído à produção de um bem ou execução de um serviço – colaboradores das áreas de manutenção, almoxarifado, planejamento. Na contabilidade esta categoria também é chamada de Custo Indireto de Fabricação (CIF).
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Tanto os custos quanto as despesas podem ser classificados em fixos ou variáveis. Os fixos são aqueles que não variam com o volume de produção ou de venda; seu valor permanece o mesmo independente da quantidade – aluguel da fábrica, depreciação do imóvel, material de limpeza, salários administrativos. Os variáveis são aqueles que têm o seu valor total aumentado ou diminuído, de acordo com o volume de produção ou venda – insumos, matéria prima, embalagens, comissão, impostos que incidem sobre as receitas (ICMS/ISS/COFINS), fornecedores, mão de obra terceirizada.
