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Realizar um planejamento orçamentário significa, basicamente, produzir um relatório organizado com todas as previsões de gastos a serem realizados em um período futuro. Em geral, este tipo de planejamento é feito reunindo todas as ações de um ano, mas também é comum produzir planejamentos orçamentários trimestrais e semestrais.
Além de determinar o orçamento dos próximos meses, o planejamento orçamentário permite que sejam observados momentos complexos do ponto de vista financeiro (quando há vários impostos a serem pagos ao mesmo tempo, meses em que as vendas costumam ser mais baixas, etc.), favorecendo a tomada de decisões estratégicas que ajudem os gestores a desviarem de possíveis armadilhas. Este detalhamento torna possível, ainda, pensar em possíveis expansões, investimentos, ou em mudanças antecipadas relacionadas ao quadro de funcionários.
Vale lembrar que, para que funcione de maneira efetiva, o planejamento orçamentário precisará obter informações sobre como cada área da empresa pretenderá atuar no período a ser orçado. Neste sentido, a pessoa responsável pela tarefa de preparar o relatório necessitará questionar área por área em relação às suas necessidades (compra de novos equipamentos, contratação de colaboradores, gastos extra com viagens, etc.). Quanto mais minuciosas forem estas informações mais o planejamento estará alinhado com a prática real da empresa.
Na hora de detalhar o planejamento em planilha é interessante realizar a separação do planejamento por área. Desta forma fica mais fácil observar se há falhas, com valores muito acima ou abaixo do esperado. Após finalizado, o planejamento orçamentário deve ser aprovado por todos os gerentes envolvidos em sua elaboração. Assim, todos se tornam conscientes de como deverão agir para manter os projetos em andamento dentro da linha orçamentária planejada.
