© Depositphotos.com / Mazirama A implantação do eSocial deve trazer importantes mudanças para as empresas, que precisarão automatizar alguns de seus processos.
Anunciado em 2014, o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um projeto que visa unificar a forma como os empregadores enviam informações a respeito de seus colaboradores. A ideia é facilitar o trabalho das empresas, que precisam passar ao Governo Federal dados sobre os vínculos trabalhistas, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, acidentes de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações do FGTS.
Além de simplificar a transmissão dos dados, que passa a ser feita de maneira eletrônica, o eSocial viabilizará a garantia dos direitos previdenciários e trabalhistas, facilitará o cumprimento de obrigações e trará aprimoramento à qualidade das informações referentes às relações de trabalho, previdenciárias e tributárias. A implantação do sistema tem sido realizada em fases, sendo que a primeira foi iniciada no primeiro semestre de 2018.
eSocial: principais mudanças para as empresas
A implantação do eSocial deve trazer importantes mudanças para as empresas, e muitas delas terão que adaptar seus processos para garantir a integração das informações para entrega dos dados que são de responsabilidade de setores variados da organização — como financeiro, fiscal, de Segurança do Trabalho e de Recursos Humanos. É preciso haver um alinhamento entre todas essas áreas para que os dados sejam enviados corretamente e no prazo.
Nos setores de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP), as principais mudanças associadas à implantação do sistema dizem respeito à automação de alguns processos. Isso porque será necessário que o contratante tenha uma organização ágil e informatizada sobre as informações dos empregados, de modo que seja possível processar os dados já de maneira sincronizada.
A admissão de funcionários, por exemplo, precisa ser informada no sistema até o final do dia da contratação. Uma vez que todas as demais informações referentes a este profissional — como folha de pagamento, INSS e FGTS — são enviadas de maneira integrada, é fundamental que o RH e o DP tenham como inserir o novo trabalhador no sistema de maneira ágil, de modo que todas as suas obrigações com o eSocial estejam em dia.
Embora pareça uma tarefa complicada e trabalhosa, a ideia é que o eSocial facilite o trabalho desses setores e traga benefícios para a empresa. Entre as principais vantagens, é possível destacar:
- Redução da burocracia;
- Mais organização das informações sobre os empregados;
- Automação das tarefas;
- Integração de processos;
- Maior segurança jurídica a todos;
- Padronização das informações disponibilizadas;
- Registro imediato de informações.
Dicas para mapear e adaptar a empresa ao eSocial
Apesar das vantagens citadas acima, a implantação do eSocial também pode representar algumas complicações e desvantagens como:
- Necessidade de revisão dos processos internos;
- Possíveis gastos com implantação e sistemas;
- Necessidade de mapear problemas relacionados à falta de informações, especialmente as que são referentes à segurança e saúde do trabalho
- Adaptação aos novos processos e necessidades legais.
Para facilitar este processo de adaptação, a gerente de processos e sistemas da Unibem – Saúde Ocupacional e Medicina do Trabalho, Joyce Mendes, separou oito dicas para mapear e sanear a empresa para o eSocial, evitando multas para a empresa. São elas:
- Consulte a legislação vigente, analise o contrato atual e verifique com atenção se os módulos do seu sistema estão adequados para receber as informações e enviar para o Governo;
- Faça uma análise do banco de dados onde estão registrados os históricos referentes à segurança e higiene do trabalho de cada funcionário, ambientes, cargos e funções;
- O eSocial exige diversos dados consistentes e em ordem cronológica. Organize tudo para que o envio de dados obedeça e cumpra etapas com início, meio e fim;
- Atualize-se sempre sobre as versões de layouts do eSocial. Como o sistema ainda é relativamente novo, algumas mudanças podem acontecer;
- A comparação dos dados de sua base de informações sobre os funcionários e eventos precisa ser feita campo a campo. Isso possibilitará que você identifique campos que não estão preenchidos;
- Compare os dados da empresa com base nos layouts do eSocial e cheque os campos que estão preenchidos;
- Tenha em mente que um dos maiores desafios para cumprir as regras do eSocial no referente à Segurança e Saúde do Trabalho é sempre ter a rapidez de buscar as atualizações do sistema do Governo;
- Sempre deixe as informações muito claras e disponíveis para a equipe, de modo a facilitar a adequação da empresa ao eSocial;
- Você precisará de uma equipe para fazer o mapeamento, que basicamente é proveniente de duas áreas: da área técnica e da área de Controle de Qualidade. A primeira precisa trabalhar analisando os dados dos documentos obrigatórios, enquanto a segunda analisa o banco de dados.
