© Depositphotos.com / kvkirillov Ao administrar bem o tempo as atividades passam a ficar mais organizadas.
A falta de tempo integra a lista de preocupações de muitos brasileiros. A alta quantidade de atividades deixa os profissionais tão estressados que a concentração e a produtividade acabam escorrendo pelos dedos. Será que para fazer o tempo trabalhar a nosso favor é necessário algum talento?
Para Marcus Garcia, especialista em inteligência motivacional e gestão de pessoas e também professor do Instituto Superior de Administração e Economia (ISAE), não é necessário ser detalhista, mas disciplinado.
“É fundamental estabelecer prioridades para classificar assuntos importantes e urgentes. A classificação pode ser feita de acordo com os objetivos a serem atingidos”, explica Garcia. “Quando alguém diz que não teve tempo para algo significa que uma atividade foi priorizada em detrimento de outra e fez isso por preferência e não por disciplina”, completa.
Marcus Garcia explica que entre os motivos que levam à falta de tempo está a procrastinação. Esse péssimo hábito nos leva a deixar para depois determinadas tarefas, causa segurança para tomar decisões e dificuldade para cumprir prazos, nos faz chegar frequentemente atrasado aos compromissos e usar como desculpa o trânsito ou a reunião anterior.
Check list: solução para a falta de tempo
A organização pode ser a chave para melhorar o rendimento e parar de culpar o tempo pela não realização das atividades no dia a dia. E para administrar melhor o tempo, o especialista aconselha elaborar um check list (lista de verificação).
É assim: o profissional classifica cada tarefa pelo seu grau de importância e urgência – pode ser definido por níveis, como baixo (1), médio (2) e alto (3). Primeiramente, o professor recomenda listar as atividades e definir uma data limite para finalizá-las. Em seguida, marcar os níveis de urgência e importância em cada uma delas.
Os pesos de cada uma devem ser multiplicados e o resultado mostrará o que é prioridade, do maior para o menor. Caso ocorra empate, a data limite para o seu término definirá a que terá prioridade. Veja como funciona na tabela abaixo:
Divulgação / Assessoria de imprensa Tabela de organização de tempo
O especialista orienta: “Para que o check list funcione é necessário mantê-lo atualizado e as prioridades definidas precisam ser respeitadas. Além disso, é importante focar na conclusão de uma tarefa de cada vez.”
Caso apareçam outras atividades ou necessidades, como atender ao telefone ou acessar as mídias sociais, Marcus Garcia indica: “Se o celular e o Facebook estiverem na programação do check list, não há com o que se preocupar. De qualquer modo, avalie se realmente precisa atender todas as ligações que recebe. Uma saída é combinar um horário para atendê-las ou pedir para que seus contatos deixem recados para retornar em um momento oportuno.”
Em caso de imprevistos, o ideal seria o profissional terminar a tarefa prevista no check list para depois atender ao pedido solicitado. O professor conta que esta estratégia se torna possível porque, ao seguir a tabela corretamente, aos poucos aparecerão “janelas” na sua grade de tempo, que podem ser usadas para resolver os imprevistos.
Vale lembrar que o tempo livre não deve ser desperdiçado. “Estes momentos podem ser ocupados com a leitura de um artigo ou simplesmente pode descansar a mente ouvindo boa música”, finaliza e especialista.
