© Depositphotos.com / leszekglasner Antes de fazer qualquer mudança de sistema, é importante analisar os prós e contras.
Desde 2006 os donos de pequenas e médias empresas podem contar com os softwares desenvolvidos pela Sefaz (Secretaria da Fazenda) para emitir gratuitamente as notas fiscais eletrônicas. Porém, no dia 1º de janeiro de 2017, essas ferramentas não serão mais disponibilizadas.
Todos os estados brasileiros serão afetados pelo fim das atualizações, suporte e de novos downloads. Com isso, os empreendedores precisarão procurar novos sistemas para emissão das NF-e.
Para os empreendedores que ainda não sabem quais critérios usar para definir qual novo sistema adotar, Horacio Menin, sócio da Gosocket (www.gosocket.net), plataforma de emissão e recebimento de NF-e, orienta que cinco pontos precisam ser bem avaliados:
Gratuidade
Este é um aspecto que ganha ainda mais importância frente ao contexto econômico brasileiro. A mudança no sistema emissor não deve gerar gastos extras para a empresa. Portanto, uma solução gratuita deve ser visada em um primeiro momento.
Facilidade de uso
Adotar uma solução que seja de uso simples e, de preferência, com interface semelhante à utilizada pelo sistema da Sefaz, vai acelera o processo de adaptação. Qualquer alteração acentuada no ambiente virtual onde é feita uma tarefa cotidiana da empresa pode gerar desperdício de tempo e estresse desnecessário da equipe.
Disponibilidade
A mudança pode trazer benefícios: uma das desvantagens dos softwares da Sefaz era a necessidade de serem instalados no computador, sujeitos a todo o tipo de falha física e eletrônica. Dessa forma, uma estratégia é o empreendedor buscar uma solução em nuvem.
Armazenagem
Além de emitir as NF-e, algumas soluções também oferecem a capacidade de armazenar e disponibilizar em formato aberto (como XML) cada uma das notas. Vale lembrar que, por exigência do Ministério da Fazenda, é necessário manter cópias dos documentos por cinco anos, mais o ano corrente de emissão, no mínimo.
Suporte
Mesmo gratuito, o ideal é que o novo sistema emissor de NF-e ofereça canais de suporte e um bom manual.
