© Depositphotos.com / Wavebreakmedia Nem toda reunião de trabalho precisa ser improdutiva.
Reuniões de trabalho não são compromissos muito apreciados pelos profissionais, ainda mais quando a equipe passa horas e mais horas presa dentro de uma sala e percebe que o tempo dispendido não foi nada proveitoso…
Mas quem disse que precisa ser sempre assim? Muitas vezes a efetividade de uma reunião depende da postura que os profissionais adotam durante e depois. Quem explica é a colunista do site Inc.com, Kat Boogaard.
Para acabar de vez com essa sensação de que toda reunião é uma verdadeira perda de tempo, Kat orienta os profissionais a praticarem quatro ações para encerrar cada reunião e garantir que elas se tornem mais produtivas. Confira:
1. Forneça uma visão geral
Mesmo se você começar com um cronograma definido, conversas ainda podem ter muitas voltas. Porém, muitas vezes esse desvio de cronograma resulta em pessoas vagando, sem lembrar exatamente o que foi falado.
Assim, antes de encerrar a discussão, separe um momento para fornecer uma breve visão geral das conclusões que você tirou e as decisões que foram tomadas. Dessa forma, todo mundo vai voltar para suas mesas com um resumo detalhado da reunião fresquinho em seus cérebros.
2. Atribua itens de ação
Por que as reuniões parecem tão improdutivas? Porque elas acabam sendo um monte de discursos sem ação. Muitos profissionais são ótimos em dizer o que precisa ser feito – mas isso não significa que eles vão realmente deixar essa reunião e tomar iniciativas.
Por isso que é importante atribuir itens de ação ao final de cada reunião. Dessa forma, não há dúvida sobre quem é responsável por cada tarefa, e você vai realmente poder acompanhar as ações que foram discutidas.
3. Peça perguntas
Antes que todos saem da sala de reunião, é importante que você garanta que todos tenham uma sólida compreensão do que foi falado. Alguém precisa de algum esclarecimento ou tem uma pergunta sem resposta que ainda precisa ser abordada?
Embora seja seu objetivo manter a reunião produtiva, você também quer confirmar que todos estão na mesma sintonia antes de deixar as pessoas seguirem seus próprios caminhos. Perguntar se há alguma pergunta final é uma ótima maneira de fazer isso. Assim você termina sua reunião de maneira benéfica e menos formal.
4. Enviar um e-mail
Certifique-se de atribuir os itens de ação no final da reunião. Mas e aquelas pessoas que não estavam tomando notas? Para que elas possam obter as diretrizes por escrito, envie um e-mail de acompanhamento.
Envie uma mensagem breve para todos os que foram incluídos na reunião. Agradeça a todos pelo tempo dedicado e, em seguida, forneça um panorama de quem é responsável por cada tarefa. Reforce os itens de ação que foram atribuídos e esclareça qualquer confusão. Documentando tudo ninguém poderá alegar ignorância se algo não for feito.
