© Depositphotos.com / deagreez1 Para evitar possíveis problemas é muito importante entender de forma clara todas as informações.
Quando recebi o comunicado da reunião de constituição do condomínio onde irei morar em breve, logo imaginei que não seria um evento festivo e tranquilo. Mal sabia que, ao meu olhar, a reunião virou praticamente uma aula sobre estratégias de comunicação. Das três horas de duração, vale destacar três graves problemas para líderes e empresas repensarem sobre suas práticas comunicativas.
1. Embate decorrente da falta de informação: não só na fatídica reunião, mas em empresa em que as pessoas não conseguem se informar apropriadamente, os conflitos são maiores. Isso porque a ausência de notícias oficiais arranha a credibilidade da empresa e de seus líderes, fomenta o diz-que-me-diz e o desencontro de informações e gera insegurança nos colaboradores ou, neste caso, nos condôminos. Consequentemente, quando ocorre uma comunicação oficial, seja reunião ou via comunicado por e-mail, as insatisfações – mais ou menos – adormecidas eclodem com muita intensidade e prejudica ainda mais o clima e o bom andamento das ações que devem ser tomadas dali em diante.
2. Mediador sem briefing adequado: o responsável por conduzir uma reunião precisa ter clara e crítica noção sobre o contexto, sem isso, ele pode preparar uma abordagem inadequada, ingênua ou insuficiente aos olhos da plateia. Se esse mediador é consultor externo, por exemplo (como foi o caso na reunião de condomínio), o briefing passado pela contratante deve ser o mais próximo da realidade possível. Dourar a pílula nesse caso é extremamente prejudicial para a imagem da própria empresa, para a eficácia da reunião, para a imagem do mediador e para a plateia, cujas expectativas não são atendidas. Resultado: duração da reunião maior do que a prevista, discussão de itens fora da pauta, embates diretos entre plateia e mediador, não cumprimento do objetivo da reunião, dentre tantos outros impactos.
3. Sobreposição de interesses individuais sobre os coletivos: quando uma reunião é agendada, é fundamental haver uma pauta, que deve ser o norteador do encontro. Temas adicionais até podem ser abordados, desde que sejam de interesse comum e que os itens da pauta já tenham sido tratados. Mas quando clima é de extrema adversidade ou insatisfação por parte da plateia e o mediador não atende, inicialmente, as expectativas gerais dos presentes, estes podem considerar que a reunião é o único momento em que poderão trazer à tona seus problemas, opiniões ou sugestões. Foi o que ocorreu na reunião de condomínio, em que, claramente, cada futuro morador queria resolver as pendências do seu imóvel e não tomar as ações em prol do coletivo, que era o real objetivo da reunião. O cenário foi de falas sobrepostas de todos os lados, pessoas indo embora antes do fim da reunião, propostas legalmente improcedentes, em outras palavras, muita confusão.
Esses três problemas, que minaram a eficácia da reunião, poderiam ter sido evitados se a comunicação fosse transparente e o fluxo de informação fosse regular, claro e consistente. Se isso tivesse ocorrido, o mediador estaria ali para cumprir a pauta da reunião e para celebrar uma conquista de todos. Por isso, seja uma empreiteira ou qualquer outro tipo de empresa, é crucial que a comunicação seja fluida e clara, mesmo que haja intempéries e más notícias a serem dadas. Assertividade é dar boas e más notícias, parabenizar e criticar, identificar falhas e corrigi-las, em qualquer tipo de circunstância profissional ou empresarial.
