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Uma pessoa gasta, em média, entre duas e três horas por semana procurando informações, anotações, documentos e objetos no ambiente de trabalho. A perda desse tempo, que é cada vez mais precioso e importante para as empresas, reflete no desempenho das atividades e nos resultados obtidos.
Com tarefas que exigem cada vez mais dos profissionais, manter o lugar em que se trabalha em ordem e harmonia é importante. Mas, apesar de ser uma tarefa tecnicamente fácil, executá-la exige gerenciamento, cautela e atenção. Aprenda como ser organizado no trabalho e evite o desperdício de tempo e, consequentemente, de dinheiro.
• Dia a dia. No final do dia anterior, planeje seu dia seguinte. Anote todas as suas tarefas em uma agenda e separe-as por ordem de prioridade. No fim do dia, confirme se tudo foi feito ou se será necessário fazer um novo planejamento;
• Agenda. Para evitar o acúmulo de papéis e de materiais, passe a organizar sua agenda no computador. Por meio de dispositivos online, ainda é possível compartilhar as atividades e facilitar a marcação de reuniões ou almoços executivos. Caso você prefira o modo convencional e tradicional, prefira os modelos de mesa, que permitem visualizar todos os compromissos do dia de forma direta;
• E-mails. Classificar os e-mails é uma boa forma de administrá-los e guardar informações. Para isso, a dica é separá-los por temas em pastas específicas. Ou, ainda, por ordem de urgência ou importância. Outro segredo valioso é responder na hora as mensagens mais importantes, evitando um problema posterior;
• Mesa. Mantenha a sua mesa o mais limpa possível. O acúmulo de materiais e documentos em cima do ambiente dificulta a procura. Por isso, a dica é ter apenas o essencial em sua mesa: celular, agenda, computador, telefone, caneta e uma garrafa d’água;
• Pastas. No computador ou físicas, as pastas são úteis para organização de documentos. O segredo está na criação de pastas por temas e subpastas, quando necessário;
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• Home Office. Quem trabalha em casa também precisa se preocupar com a organização. Afinal, esse tipo de trabalho não funciona com pessoas desorganizadas. Por isso, crie um ambiente prático e estipule horários de trabalho fixo;
• Rotina. Reserve um dia da semana, ou a cada 15 dias, para organizar o seu ambiente de trabalho. Os cinco minutos “perdidos” podem ser valiosos na hora de procurar um documento importante.
