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O fluxo de caixa é uma ação fundamental para o controle financeiro de um negócio, principalmente no setor do comércio. Realizá-lo significa utilizar conhecimento e ferramentas especializadas com o intuito de compreender, em todos os detalhes, a movimentação de dinheiro na empresa.
Sem o fluxo de caixa fica muito complicado ter clareza, por exemplo, do faturamento diário de um comércio. A ausência deste controle dificulta a nitidez sobre o andamento do negócio, podendo aumentar o risco de cenários não favoráveis se ampliarem.
Mas, afinal, como fazer um fluxo de caixa? O empresário precisa se comprometer com a atividade, adquirindo completa consciência sobre sua importância, pois, sem isso, a disciplina necessária para a reunião de dados (geralmente diária) pode não acontecer.
É importante, ainda, buscar ferramentas que possam auxiliar nesse processo. Há sistemas criados apenas para o fluxo de caixa, por exemplo. Para quem começar em formatos mais simples, a dica é procurar a forma de registro de informações que seja mais familiar, e aí vale desde um grande caderno a planilhas eletrônicas.
Organizando as informações
Após escolhida a ferramenta, chega a hora de criar a estrutura de organização dos dados. Começa-se com os pagamentos, divididos usualmente em três categorias básicas: fornecedores, despesas e outras saídas.
A categoria “despesas” pode ser dividida em subcategorias como “despesas administrativas” que contemplam gastos cotidianos, como papelaria, correio e telefone; “despesas comerciais”, para gastos com itens como comissões de vendedores e investimentos em divulgação; e “despesas financeiras”, relativas a juros e multas. “Outras saídas” se refere ao que a empresa pagou, por exemplo, de amortização de empréstimos, além dos tributos e investimentos.
É necessário também registrar todo o dinheiro que entra em caixa, a “Receita”, onde são marcados os valores de vendas e demais aportes, como investimentos recebidos.
Depois de reunir estes dados, a operação é simples: subtrai-se a receita das despesas e obtém-se, assim, o saldo. Este valor pode ser conferido junto à conta bancária (os números devem bater, atestando a eficácia do controle). Vale lembrar que saldo negativo é diferente de prejuízo, que resulta apenas da operação vendas menos e despesas.
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Com o fluxo de caixa é possível fazer uma análise financeira, observando-se as alternâncias de altos e baixos. Quando uma quantidade muito grande de saldos negativos é observada, pode-se buscar as raízes deste resultado para averiguar a presença de problemas e desequilíbrios. As análises permitem, ainda, que o empreendedor possa projetar o seu fluxo de caixa: após adquirir o conhecimento das variações médias de entradas e saídas de recursos, torna-se possível programar pagamentos e transações meses antes de ocorrerem.
