© Depositphotos.com / monkeybusiness Reuniões longas demais e sem foco podem comprometer a produtividade dos profissionais.
Inúmeros problemas podem comprometer a eficiência de uma reunião, como falta de foco, não cumprimento de horários, falha na convocação e despreparo dos participantes. Mais do que tomar o tempo dos profissionais, reuniões improdutivas são cansativas, baixam o moral da equipe e custam dinheiro para as empresas (a estimativa é que o desperdício seja de R$ 500 mil a cada 100 funcionários).
Para aumentar a produtividade das reuniões e evitar falhas corriqueiras, a deixo abaixo nove orientações valiosas e aplicáveis.
1. Convoque apenas pessoas diretamente relacionadas à pauta. E lembre-se: em reuniões de tomada de decisão, recomenda-se que grupo tenha até 10 pessoas; já em reuniões informativas, orientativas ou motivacionais, aceitam-se mais quórum em sala, mas sem exceder 30 pessoas.
2. Fique atento à periodicidade da reunião. Em geral, as rotineiras (diárias ou semanais) devem durar até 30 minutos, as esporádicas (mensais, bimestrais ou, trimestrais) podem durar entre 1 e 2 horas.
3. Faça acordos com participantes para não haver abusos no uso de notebooks, tablets e celulares. Esses aparelhos podem gerar dispersão, falta de foco e não cumprimento do objetivo da reunião.
4. Elabore a pauta com um foco definido, apresente-a no início da reunião e siga o roteiro do que foi proposto.
5. Resuma pontos centrais periodicamente, caso o tema seja técnico ou a reunião esteja programada para durar mais de 30 minutos.
6. Trate assuntos triviais e casos particulares brevemente ou ao final da reunião, depois do tema central ter sido tratado.
7. Afine a sua comunicação de acordo com a reação da plateia. Diante de qualquer aparente desinteresse ou dispersão, vale a pena dar exemplos mais próximos da realidade das pessoas, contar um caso pertinente ou, eventualmente, fazer uma pausa para, no retorno, ter a atenção genuína dos participantes.
8. Recorra a elementos visuais e interativos, como vídeos, fluxos, tabelas, gráficos ou discussões relacionadas ao objetivo da reunião. Esses recursos aumentam a retenção da informação, despertam o interesse e aumentam a clareza da comunicação.
9. Conclua o meeting retomando os principais tópicos, informações ou decisões a serem tomadas, para garantir maior clareza e eficácia da reunião.
