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Criado no Japão, no final da Segunda Guerra Mundial, como método para a reconstrução do país, o programa 5S transformou-se em uma estratégia bastante valorizada dentro de organizações como uma metodologia que busca principalmente eliminar desperdícios e aumentas a produtividade. Cada “S” representa um senso que deve ser desenvolvido pelos funcionários da organização, passando a fazer parte da cultura da empresarial.
Os sensos destacados pelos japoneses são o Seiri (senso de utilização) e diz respeito à escolha correta de ferramentas e materiais para estarem presentes nos ambientes de trabalho; o Seiton (senso de ordenação), que enfoca a necessidade da manutenção de um ambiente de trabalho organizado; o Seiso (senso de limpeza) que trata da necessidade de manter o ambiente de trabalho mais limpo possível; o Seiketsu (senso de normalização), que diz respeito à criação e seguimento de regras e normas; e o Shitsuke (senso de autodisciplina ou hábito), que tem como principal função a manutenção e a revisão de padrões, principalmente os citados nos “S” anteriores.
De forma equivocada, muitos gestores usam a palavra Housekeeping como sinônimo para o 5S. A diferenciação mais importante entre os dois programas é conceitual, já que o Housekeeping (“arrumando a casa” em inglês) é a realização dos três primeiros “S” do programa 5S focando, sobretudo, nos aspectos físicos da empresa. Esta simplificação pode ser interessante quando a necessidade é mais pontual e diz respeito à organização prática. Existe, porém, o risco de o Housekeeping ser assimilado de forma menos profunda caso confunda-se o objetivo de longo prazo (a conscientização da equipe) com ações de curto prazo (apenas a correta manutenção e utilização de itens físicos da empresa).
Caberá aos gestores avaliarem as situações e estruturas organizacionais nas quais o uso do 5S ou do Housekeeping poderá surtir os efeitos mais adequados. Independente da escolha será fundamental avaliar os resultados, compreendendo o impacto causado pelo programa nas atividades, na produtividade e, também, no enriquecimento da cultura empresarial com a incorporação dos novos hábitos organizacionais.
