iStock.com / Jirsak O aumento da produtividade depende da eficiência da execução das atividades.
Encontrar uma maneira de ser mais produtivo e eficiente no trabalho é uma das habilidades mais desejadas pelos profissionais ao redor do globo. A quantidade de tarefas e a complexidade delas aumentam a cada dia, tornando insuficientes as 24 horas que o dia possui.
O Mundo Carreira vem tratando do assunto e já reuniu algumas dicas de como tornar a produtividade uma grande aliada no dia a dia. Recentemente, Jack Zenger e Joseph Folkman, respectivamente CEO e presidente da Zenger/Folkman, uma consultoria de desenvolvimento de liderança, abordaram o assunto.
Em artigo publicado no site Harvard Business Review, a dupla comentou que a efetividade na execução do trabalho é a habilidade mais importante numa lista de 16. Outras avaliações a colocaram como a quarta mais importante, atrás de inspiração e motivação, integridade e honestidade e resolução de problemas.
“Reconhecemos que há muitas partes de um trabalho que são importantes, mas se você quiser avançar em sua carreira, pode ser hora de duplicar a quantidade de tarefas realizadas – é o que seu chefe quer ver”, defende os autores.
Jack e Joseph lembram também que a maioria dos gestores sabe que tem muito a fazer e que as pessoas lentas e sem foco raramente são promovidas a cargos de alta gerência. Os líderes que conhecemos já trabalham duro e por muitas horas, mas sabem que essas não são opções viáveis. Num curto prazo esses líderes entram em colapso e se levam suas equipes para o mesmo caminho, os integrantes logo desistem.
A partir de análise de avaliações de desempenho 360 graus, os autores encontraram quatro comportamentos que ajudam a tornar mais efetiva a execução de tarefas no trabalho. São elas:
Seja claro e metódico
Pessoas muito ativas e ansiosas tendem a abraçar atividades e tomar medidas antes de se organizar, criar um plano ou conectar suas ações com a estratégia da organização. Ter disciplina para organizar a equipe, reunir recursos e só então elaborar um plano ajudar no comprometimento das pessoas e melhorar a execução da tarefa, pois cada um saberá exatamente o que deve fazer.
Aprendemos que, quando todo mundo é coletivamente responsável, ninguém é responsável. Um direcionamento claro vai ajudar as pessoas a compreenderem como devem fazer o trabalho e a criarem um sentimento de conexão com a estratégia da organização.
Se você é ágil na hora de entrar em ação, tende a trabalhar sem um plano bem organizado de ataque e obtiver um feedback sobre a sua falta de planejamento e organização, nossa sugestão é: concentre-se e tenha foco. Um colaborador individual pode ser bem organizado, mas raramente funciona bem no nível de gerência sênior.
Estabeleça metas de crescimento e prazos
Definir metas de crescimento ajuda o grupo a alcançar seus objetivos e gera um maior envolvimento e satisfação. Para motivar os funcionários, devemos alinhar objetivos e prazos. Embora possamos não gostar, quando alguém nos dá um prazo, o nosso comportamento muda.
Se você é resistente em relação à definição de metas de superação para sua equipe, comece fazendo perguntas como: “o que seria necessário para que a meta seja alcançada duas semanas antes?”. Descobrimos que, desafiando sua equipe e apoiá-la na realização de uma meta difícil, ela se sente mais engajada e satisfeita.
Mas não exagere: o excesso pode minar a confiança e comprometer a execução a longo prazo. Quando um líder não confiável pede um esforço adicional, as pessoas questionam e se tornam resistentes aos seus pedidos. Além disso, envolver a equipe no processo de definição de objetivos e prazos aumenta o sentido de compromisso e autonomia.
Dê mais feedback, de preferência positivo
Esta é uma forma de melhorar a processo de execução por meio da motivação intrínseca, e não de metas e prazos. Líderes que são grandes executores são hábeis em dar feedback, especificamente aqueles líderes que entregam um feedback crítico, que ouvem e compreendem as perspectivas dos seus empregados, em vez de simplesmente dar uma notícia difícil e terminar a conversa o mais rápido possível.
Resolva o conflito e construa uma equipe unida
Você já fez parte de uma equipe tão bacana que fazia você amar o seu trabalho? Equipes como essas provavelmente realizam todo o trabalho – as atribuições de trabalho são claras, os processos fazem sentido, os prazos são ambiciosos, mas justos, e o feedback é abundante – mas também fazem algo mais. Nessas equipes não é apenas o chefe o agente motivador, mas todos os seus membros.
Este tipo de cultura é um elemento importante na boa execução, pois o líder vai se preocupar apenas em resolver conflitos. Isso porque muitos dos problemas de uma equipe vêm das diferenças entre seus membros. Em equipes de alto desempenho, os integrantes confiam uns nos outros e o conflito é construtivo, não destrutivo.
Jack e Joseph acreditam que o equilíbrio entre esses quatro fatores é a estratégia para melhorar a eficiência da execução. “Definir metas de crescimento – depois de traçar processos claros e construir a confiança, por exemplo – irá ajudar você a executar com mais eficiência. Mas você também pode precisar dar aos seus colegas e chefes mais provas da sua velocidade, como, por exemplo, uma maior transparência sobre o número de projetos você está trabalhando e seu desenvolvimento.
