© Depositphotos.com / alphaspirit Para o presidente da IBC José Roberto Marques, a eficiência é uma característica que algumas pessoas vão adquirindo ao longo do tempo.
Na busca por resultados rápidos e certeiros, as empresas estão exigindo mais e mais de seus funcionários. Acúmulo de tarefas e prazos apertados acabam comprometendo a produtividade e a motivação dos funcionários.
E diante deste cenário como administrar tempo e produção e ser reconhecido pelos superiores como um profissional indispensável e eficiente?
Para José Roberto Marques, presidente do Instituto Brasileiro de Coaching (IBC), a eficiência é uma característica que algumas pessoas vão adquirindo ao longo do tempo e de acordo com as experiências que vivem. Essa característica pode se aprimorar ou simplesmente ser esquecida, cabe a cada indivíduo definir como se comportar diante de cada situação que vive no dia a dia.
E lembra: “Um profissional eficiente está longe de ser um ‘faz tudo’. Uma pessoa pode ser eficiente em muitas áreas da sua vida, mas também pode deixar outras de lado, o importante é tentar encontrar o equilíbrio e não achar que eficiência é sinônimo de perfeição.”
O especialista exemplifica dizendo que é possível ser eficiente quando se trata de saúde, da relação e dos cuidados com a família e a casa. Uma pessoa também pode ser eficiente nos estudos e no trabalho. Mas também é possível não ser tão eficiente em outros pontos. “É o que acontece com grande parte das pessoas. Algumas conseguem mostrar eficiência em casa, com a família, com a saúde, mas não conseguem ser um estudante ou um profissional eficiente”, comenta.
Eficiência é diferente de eficácia!
José Roberto Marques comenta que geralmente as pessoas confundem eficácia com eficiência. Apesar de se complementarem, têm sentidos diferentes.
“Ser eficiente é ser produtivo, é buscar o melhor rendimento com o mínimo de erros possíveis, é ser competente e encontrar formas de resolver desafios antes mesmo que alguém peça. Já ser eficaz é ser útil para alguém ou em alguma situação. De acordo com o dicionário, eficaz é ser capaz de alcançar o resultado desejado”, explica o presidente do IBC.
Ao entender a diferença entre ser eficiente e ser eficaz, é possível perceber como pode ser e como deve se comportar um profissional eficiente. Dessa forma, JRM ressalta que, independentemente da área que uma pessoa for mostrar eficiência, é preciso trabalhar e exercitar vários pontos que estão consciente e inconscientemente enraizados na vida e no dia a dia dela.
Dicas para ser um profissional mais eficiente
Confira as dicas que José Roberto Marques, presidente do IBC, separou para você:
Trabalhe a mente e o corpo
- Para um profissional ser verdadeiramente eficiente, é fundamental que ele foque nas tarefas mais importantes. Outra ideia excelente é anotar os afazeres e analisar aquilo que pode ser delegado a outras pessoas ou não. Afinal, a pessoa que faz de tudo um pouco está longe ser eficiente.
- Visualize o resultado para não perder tempo e trate o tempo gasto como se ele fosse dinheiro. Pensando assim, as pessoas tendem a fazer as coisas com mais agilidade e precisão, evitando desperdício de tempo.
- A ansiedade é algo que passa longe da eficiência. Por isso, manter o controle da ansiedade é essencial para um profissional eficiente. Um dos “remédios” para a ansiedade é ter uma qualidade de vida bacana – dormir e se alimentar bem.
Truques e Tecnologia
- O profissional eficiente utiliza de todos os meios possíveis para não perder nenhum ponto de uma reunião, de um curso ou de uma palestra, por exemplo. Nesse caso, anotar tudo que for dito não é suficiente, o profissional eficiente prefere gravar para não perder nenhum detalhe.
- Com relação às demandas de trabalho que vão aparecendo durante o dia, o profissional eficiente deve sempre responder aos e-mails de forma breve e objetiva. Assim ele consegue ser direto e ainda resolver a questão desafio, poupando tempo para os próximos e-mails.
- A tecnologia está a favor das pessoas eficientes, criando mecanismos de atalho para realizar tarefas de forma ágil e eficiente. Com isso, é possível resolver várias questões em um determinado período de tempo. Lembrando que tudo deve ser bem feito, o profissional eficiente não faz nada “mais ou menos”.
Agenda e Alimentação
- A alimentação está dentro da questão “trabalhar mente e corpo”. Por isso, criar uma rotina alimentar saudável faz toda a diferença na performance de um profissional. Comer bem e comer certo está muito mais fácil. Existem inúmeros restaurantes delivery que oferecem refeições na medida certa e com os ingredientes que você precisa.
- A agenda faz parte disso tudo simplesmente pela organização. A organização é fundamental para o bom desempenho de um profissional eficiente. Organizar-se e ter o controle do que vai acontecer durante o dia faz total diferença nos resultados entregues.
Quer um exemplo? Imagine que um colaborador de uma empresa X sai atrasado de casa e, ao entrar no carro, observa que precisa abastecê-lo. Tudo bem, ele para no posto de combustível, pede para completar e observa que esqueceu a carteira em casa. Ele volta em casa, volta no posto, paga sua conta e chega ao trabalho duas horas depois do que o horário normal.
E não para por aí! Ele perdeu uma reunião extremamente importante, deixou tudo nas mãos do estagiário que estava completamente despreparado e, para reverter essa situação, terá que almoçar com o seu gestor para pegar as informações da reunião que faltou. Ou seja, por conta de um atraso e de um deslize, todo o dia desse colaborador foi comprometido.
Percebe como a organização e o planejamento fazem parte da agenda de um profissional?
“Para ser verdadeiramente um profissional eficiente, é necessário ter habilidades para lidar com o tempo que se tem, ser organizado e fazer planejamento. Mas, acima de tudo, é preciso saber qual o momento certo para delegar, seguir exemplos e dizer que errou quando isso acontecer”, diz JRM. “O ideal é procurar despertar nas pessoas o espírito do trabalho em equipe, mostrar a elas que são capazes. E mais: dar a elas o poder de fazer. Isso irá despertar a eficiência que estava adormecida”, finaliza.
