iStock / Getty Images Plus / shironosov As reuniões de trabalho têm se tornado cada vez mais improdutivas e dispensáveis, e é preciso tomar cuidado para que esses encontros não se tornem perda de tempo.
O excesso de reuniões é considerado um pecado do mundo corporativo, especialmente quando o encontro é improdutivo e marcado pela falta de foco, ineficiência na comunicação e despreparo dos participantes. Isso não significa que todas as reuniões são desnecessárias, mas que é preciso estar atento para que elas não sejam maçantes, longas e não levem a lugar algum, causando apenas cansaço na equipe e desperdício de tempo para a empresa.
De acordo com Emily Esposito, especialista em conteúdo da Evernote, existe um grande valor em realizar encontros com toda a equipe em vez de simplesmente mandar e-mails impessoais. Porém, o que muitas empresas acabam fazendo é uma série de reuniões em que nenhuma decisão é tomada e os participantes ficam sem entender o sentido do evento — muitos, inclusive, acabam criando certa aversão a reuniões corporativas.
Em seu artigo “6 Maneiras de ter reuniões mais produtivas (sim, é possível)”, a especialista explica que as reuniões são um mal necessário, mas que têm se tornado cada vez mais improdutivas e dispensáveis. Para embasar sua afirmação, Emily aponta dados de um levantamento feito pela Evernote juntamente com a empresa de pesquisa YouGov, em que um em cada cinco entrevistados afirmaram que participam de reuniões em excesso.
Para evitar que reuniões improdutivas continuem acontecendo, a profissional oferece seis táticas para fazer com que esses encontros valham a pena. Descubra quais são elas a seguir:
Dicas para fazer reuniões mais produtivas
Controle seu calendário
Reuniões são importantes, mas seu trabalho individual também é. Por isso, a primeira dica de Emily Esposito consiste justamente em não deixar que as reuniões fiquem no caminho da sua produtividade. “Bloqueie seu calendário para maximizar seu tempo e deixe as reuniões para os momentos de calmaria. Ou separe dias da semana específicos para reuniões, para que você esteja livre para trabalhar de maneira ininterrupta pelo resto da semana”, aponta ela.
Redefina seus conceitos
Hoje em dia, reuniões com objetivos específicos ganharam definições diferentes. É o caso das sessões de brainstorming ou dos encontros para atualização de status dos projetos, por exemplo. O ideal é que você entenda como as reuniões funcionam para sua organização e marque o encontro com base em suas necessidades. Caso os problemas possam ser resolvidos em um ambiente menos formal, prefira juntar todos para um cafezinho em vez de agendar uma reunião.
Seja organizado
Toda reunião precisa ter uma pauta bem determinada, bem como tópicos essenciais e objetivos específicos a serem cumpridos. Tenha todos esses aspectos bem claros antes da reunião, e garanta que todas as partes sejam atendidas. Certifique-se que alguém faça anotações do que foi discutido e compartilhe as informações com todos os presentes para que os próximos passos sejam determinados.
Escolha os participantes de maneira estratégica
Tenha o cuidado de convidar para a reunião apenas os profissionais que realmente precisam estar lá, ninguém a mais ou a menos. Analise quem está envolvido com o projeto que será discutido, quem pode contribuir e quem será diretamente afetado pelo encontro, selecionando os participantes a dedo.
Dispense distrações
Muitas pessoas participam da reunião ao mesmo tempo que respondem e-mails, finalizam pendências ou olham as redes sociais. Além de ser uma atitude desrespeitosa, se entregar a distrações impede que o profissional esteja totalmente focado na reunião e reduz significativamente a produtividade do encontro. Por isso, mantenha o foco na conversa e não deixe que os demais participantes percam o foco com dispositivos e outras demandas.
Defina regras
Colocar diversas pessoas em uma sala para discutir um assunto específico pode ser uma tarefa bem complicada, especialmente se os participantes apresentam diferentes formas de pensar e trabalhar. Por isso, o ideal é sempre definir algumas regras básicas e padrões para o andamento da reunião, impedindo conversas paralelas e desrespeito.
Caso a reunião seja realizada por videoconferência, as regras são ainda mais importantes. Confira algumas regras de etiqueta para videoconferência neste post.
